<ArticleSection label="1. Otwarcie">

Ja mam kartę, ja nic nie płacę

Jeśli masz już kaucję, słyszałeś to wielokrotnie. Jeśli nie masz, usłyszysz w dniu, w którym ją wprowadzisz.

Kursant powtarza tylko to, czego nauczył go rynek i wydawca karty: karta znaczy, że nie płaci. Informacja o potencjalnych dopłatach albo kaucjach była głeboko w regulaminie, zbyt małym drukiem, aby zaprzątał sobie tym głowę. A to dlatego, że karty sportowe powstały dla obiektów, do których wchodzisz o dowolnej porze, korzystasz, ile chcesz, i wychodzisz, kiedy Ci się znudzi. Nikt tam nie liczy miejsc w grupie, nie pilnuje proporcji w parach i nie decyduje w środę, czy czwartkowy kurs się odbędzie.

Przełożenie logiki siłowni na kurs mocno obniża wartość usługi. Ale to łatwy pieniądz, więc branża się zgodziła. Rachunek za tę zgodę płacisz Ty, płaci Twoja recepcja. A kursant? On ma prawo za darmo - przynajmniej tak uważa. Jeśli Twoja szkoła jest pierwszym miejscem, które prosi kursanta o kaucję, oberwiesz za wszystkich.

O samych kartach sportowych pisałem osobno: Kto naprawdę rządzi Twoim cennikiem?. Tamten tekst był o tym, jak nie oddać im kontroli nad cennikiem. Ten jest o czymś innym: jak sprawić, żeby kilka form płatności działało w jednej szkole obok siebie w zgodzie i symbiozie.

</ArticleSection>

<ArticleSection label="2. Kryterium: co obiecał Ci ten człowiek">

Kaucja nie jest bronią przeciwko kartom sportowym. Ani nie jest bronią ani przeciwko ani nawet kartom sportowym.

Przy decyzji 'kto powinien wpłacić kaucję' kryterium jest ekonomiczne, nie personalne. Żeby je zastosować, wystarczy przy każdej pozycji w cenniku zadać jedno pytanie: co obiecał mi człowiek, który to kupił?

Regularny obiecuje przy kasie

Posiadacz <MarginNote term="karnetu regularnego" title="Co rozumiem jako karnet regularny?" note="Różnie nazywany w różnych szkołach - Regularny, Podstawowy, Miesieczny, albo po prostu Karnet jeśli w szkole nie ma innych propozycji cennikowych - pozwala uczestniczyć tylko w jednym kursie, zazwyczaj tylko na X kolejnych zajęć, a więc zakłada brak przerw w uczestnictwie w kursie." /> umawia się z Tobą, że przez najbliższy miesiąc albo przez określoną liczbę kolejnych zajęć będzie przychodził na zajęcia danego kursu. W tym tkwi cały sens tego produktu. Kursant deklaruje obecność z góry, a Ty w zamian trzymasz dla niego miejsce w grupie przez cały ten czas.

Nic więcej nie musisz od niego wymagać, bo deklarację złożył, płacąc. Kupił konkretne terminy, nie pulę wejść do wykorzystania kiedykolwiek.

Jeśli nie przyjdzie, to jego strata i jego pieniądze. Miejsce było opłacone i zarezerwowane niezależnie od tego, czy się stawił.

Elastyczny obiecuje w chwili rezerwacji

Posiadacz <MarginNote term="karnetu elastycznego" title="Co rozumiem jako karnet elastyczny?" note="Niektórzy nazywają go Elastyczny, inni Otwarty (choć Open to częsta nazwa także na karnet bez limitu wejść) - chodzi o karnet który pozwala na uczestnictwo na wielu różnych kursach. Obowiązuje limit wejść, czas na wykorzystanie i oczywiście zdrowy rozsądek pod kątem poziomu uczestnika, ale generalnie kursy stoją otworem. A właściciel nie może na podstawie tego karnetu oczekiwać regularności." /> kupił pulę wejść, ale nie kupił gwarancji miejsca. Może przyjechać na salsę i obejść się smakiem, bo sala jest pełna.

Gwarancję dostaje dopiero wtedy, kiedy zarezerwuje miejsce na zajeciach - tym konkretnym wystąpieniu, nie ogólnie na całym kursie. Dokładnie w tym samym momencie bierze na siebie ryzyko: jeśli nie przyjdzie, wejście z puli przepada. Trzymaliśmy dla niego miejsce dziś i nie oddaliśmy go nikomu innemu, więc odbicie na karnecie zostało zużyte.

Ten mechanizm domyka się sam. Elastyczny nie potrzebuje kaucji, bo za nieobecność płaci własnym wejściem.

Karta nie obiecuje nic

Ten sam człowiek, tylko z kartą. Co Ci obiecał?

Zwykle nic. Był to odbił. Nie było go? To nie było też jego karty. Nie zadeklarował cotygodniowych obecności jak posiadacz regularnego i nie traci wejścia z puli jak posiadacz elastycznego. W jego portfelu obecność i nieobecność wyglądają identycznie.

Dopóki takich osób jest w grupie kilka, możesz brać to 'na klatę'. Ale kiedy zaczyna to zaburzać zarządzanie proporcjami, predykcję przychodu czy płynność finansową, problem staje się realny.

</ArticleSection>

<ArticleSection label="3. Lustro: z karnetem OPEN jest identycznie">

Kursant z kartą sportową płaci raz w miesiącu. Każde kolejne wejście kosztuje go zero. Nie zapowiada się, bo nie ma po co. Przychodzi albo nie, zależnie od pogody i humoru.

Przeczytaj te cztery zdania jeszcze raz, myśląc o posiadaczu karnetu OPEN.

Zgadza się punkt po punkcie. Openowcy to takie same wolne elektrony jak kartowcy. Różnica jest jedna: openowiec zapłacił Tobie, kartowiec operatorowi. To oznaca że zmienia się moment uzyskania środków (z góry) oraz szanse i ryzyka z tym związane (np przekroczenia wartości karnetu), ale nie zmieniają się postawowe prodlemy zarządzania zajęciami: proporcje, wypełnienie sali, kontynuacja kursu.

</ArticleSection>

<ArticleSection label="4. Skala: kiedy zerowy koszt staje się Twoim problemem">

Czy taki klient jest drobnostką, czy realnym problemem, zależy wyłącznie od tego, ilu ich jest w grupie.

Kiedy są mniejszością to oni muszą dostosować się do grupy. Gonić materiał jeśli coś opuścili. Czuć się jak gość w grupie, skoro nie chodzą regularnie.

Kiedy są większością to tracisz kontrolę nad organizacją zajęć. Nigdy nie wiesz ile osób będzie, ani w jakich proporcjach. Nigdy nie wiesz ile zarobisz za te zajecia, za ten kurs, za ten miesiąc. Frekwencja przestaje być czymś, co planujesz, i staje się czymś, co obserwujesz.

Chyba że masz w swojej szkole kaucje.

<Callout title="Zanim przejdziesz dalej"> Sprawdź w systemie jedną liczbę: ile procent obecności na zajęciach w godzinach szczytu to razem karty i karnety OPEN. Nie osobno, tylko razem, bo przy planowaniu obie grupy zachowują się identycznie. Jeżeli wychodzi więcej niż połowa, reszta tekstu jest o Twojej szkole. </Callout>

</ArticleSection>

<Promo preset="baileo-suite" />

<ArticleSection label="5. Odpowiedź: to nie jedne pieniądze, a dwa różne">

W szkole tańca, w procesie edukacyjnym deklaracje uczestnictwa i zaangażowania są niezbędne. Tylko nie na słowo, bo już na pewno wiesz ile warte są deklaracje na słowo. Zawsze znajdzie się dobra wymówka.

Lepszym od 'daję Ci słowo' jest 'daję Ci kaucję'. Lepszym od 'obiecuję, że będę' jest 'możesz pobrać opłatę z kaucji, jeśli mnie nie będzie'. To jest deklaracja, która brzmi wiarygodnie. Sam bym jej nie złożył, gdybym w nią nie wierzył.

Wiem że wielu właścicieli którzy kaucji jeszczec nie wprowadzili, a bardzo by chcieli, hamują się głównie przez dwie myśli. Po pierwsze 'jak zareagują ludzie'. A Po drugie, czy nie zepsują atmosfery przyjaznej, otwartej i ludzkiej szkoły którą tak długo budowali. A odpowiedź jest jedna: Jeśli o to pytasz, to prawdopodobvnie zepsujesz. Bo to oznacza, że nie rozumiesz jeszcze prawdziwego sensu kaucji i uregulowania odpowiedzialności Twoich klientów za otoczenie które kreują.

Aby to dobrze zrozumieć: Ty jako właściciel wyznaczasz kierunki rozwoju Twojej szkoły, ale to nie Twoje ręce ją budują. Buduje ją społeczność instruktorów i kursantów. Ty jesteś tylko organizatorem tego życia społecznego, a oni są żywą tkanką. A każdy żywy organizm jest podatny na choroby. Nie mówię, że karty sportowe są chorobą, bo tak nie uważam. Stan w którym Twoi najbardziej wewnętrzni kursanci płacą bezpośrednio Tobie i to z góry, a ryzykują więcej, niż osoby kóre się nie zapowiadają jest chorobą. Stan w którym tylko za fakt zakupu karnetu open pozwalasz psuć proporcje w grupach, nie zapowiadać się albo zapowiadać i nie przychodzić bez konsekwencji jest chorobą. I to właśnie Twoim obowiązkiem jest stosować profilaktykę kaucji i opłat dodatkowych.

Kaucja to zwrotny depozyt. Wpłacany przed pierwszą rezerwacją i przez cały czas należący do kursanta. Nie obracasz nim, nie księgujesz go jako przychodu i oddajesz w całości, kiedy kursant przestaje chodzić na zajęcia. To nie zapłata za usługę. To zabezpieczenie, tak samo jak kaucja za wynajęte mieszkanie.

Opłata za nieodwołaną rezerwację to pozycja w cenniku. To nie kara, czy mandat, to zwykła usługa, obok wejścia jednorazowego i karnetu na cztery zajęcia. Kursant płaci nią za to, że instruktor i sala byli gotowi. Zarezerwowane miejsce stało puste przez całą godzinę i nikt inny nie mógł go zająć. Ściągasz ją przez <MarginNote term="potrącenie" title="Co to znaczy potrącenie?" note="Potrącenie, inaczej kompensata, to rozliczenie dwóch zobowiązań bez przelewania pieniędzy: kursant ma u Ciebie depozyt, Ty masz wobec niego należność za nieodwołaną rezerwację, więc jedno pomniejsza drugie. W praktyce nikt nikogo o nic nie ściga, po prostu maleje saldo kaucji." /> z kaucji, a nie wystawiając mandat.

Kursant z kartą ma oczywiście poprawną intuicję: za wejście na zajęcia <MarginNote term="nic nie płaci" title="Kiedy to nie jest prawda?" note="Oczywiście to nie jest prawda, jeśli w szkole obowiązują dopłaty do wejść z kartą sportową, co jest coraz powszechniejszym zapisem umów z operatorami. Jednak na potrzeby przykładów w artykule zakładamy brak dopłat - wciąż najpowszechniejszą ogólnopolsko praktykę obsługi kart" />. Ale opłata rezerwacyjna nie dotyczy wejścia: dotyczy gwarancji, że konkretne miejsce o konkretnej godzinie będzie na niego czekać. To osobna usługa, której operator jego karty nie pokrywa.

Kaucja nie uderza więc w kursanta z kartą. Uderza w nierówność. Ten, kto sam kupił karnet elastyczny, przy nieodwołanej rezerwacji traci wejście ze swojej puli. Ten, kto ma kartę albo OPEN, nie traci nic. Kaucja nie dokłada kartowcowi obowiązków. Wyrównuje zasady, które karta rozjechała.

</ArticleSection>

<ArticleSection label="6. Liczby: ile kaucji i ile potrącenia">

Nie masz jeszcze kaucji? Jak to wyliczyć, jak to wycenić? Wielu właścicieli wdraża model w którym kaucja powinna wystarczyć na cztery potrącenia. Cztery, bo jedna wpadka nie może kończyć współpracy, a szkoła musi też być zabezpieczona na wypadek serii niezgłoszonych nieobecności.

Resztę policzysz z własnego cennika. Weźmy szkołę, w której pojedyncze wejście kosztuje 45 zł, a karnet na cztery zajęcia 140 zł.

Wariant twardy. Kaucja odpowiada czterem pojedynczym wejściom, czyli 180 zł, a jedno potrącenie wynosi 45 zł. Ten wariant lepiej sprawdzi się w przypadku szkół, które nie wymagają od kartowca deklaracji na cały miesiąc, tylko na jedne zajęcia do przodu, ale za to może on uczestniczyć w wielu kursach.

Wariant łagodniejszy. Kaucja odpowiada cenie karnetu na cztery zajęcia, czyli 140 zł, a jedno potrącenie to jedna czwarta tej kwoty, czyli 35 zł. Ten wariant bardziej odpowiada sytuacji w której szkoła oczekuje deklaracji na cały miesiąc, cztery zajecia do przodu, na jeden kurs.

W obu wariantach, kursant powinien uzupełnić kaucję następnym razem jak się pojawi, albo jak będzie robił rezerwację. Zawsze oczekujemy od niego pełnego depozytu. Czwarte potrącenie bez uzupełnienia zeruje saldo i kończy współpracę. Na tym sankcja się kończy.

Jeżeli natomiast Twoja umowa z operatorem przewiduje dopłatę do odbicia, powiedzmy 10 zł płatne z góry przy rezerwacji miejsca na zajęciach, odejmujesz te 10 zł od obu kwot. Potrącenie spada z 35 zł na 25 zł, a kaucja ze 140 zł na 100 zł, bo każda z czterech rezerwacji już będzie posiadała dopłatę po dziesięć złotych.

Ten rachunek przekonuje lepiej niż każde zapewnienie o dobrych intencjach. Skoro wniesiona dopłata pomniejsza i depozyt, i potrącenie, to szkoła na nieobecnościach nie zarabia. Potrącenie dopełnia to, czego brakuje do pełnowartościowej, opłąconej rezerwacji, a nie tworzy przychód.

Oczywiście to tylko jeden z modeli kaucji. Są tez takie które wymagają po prostu tyle depozytu ile zarezerwowaliśmy Ci godzin: cały miesiąc kursu jednogodzinnego? 180zł. Dwugodzinnego? 360zł. Jeśli chcesz porozmawiać o różnych opcjach, zapraszam do kontaktu: kontakt@taniecwbiznesie.pl

</ArticleSection>

<ArticleSection label="7. Odwołanie: prawo go nie wymaga, a i tak musisz je dać">

Nie ma przepisu (albo ja go jeszcze nie poznałem), który każe szkole tańca dopuszczać odwoływanie rezerwacji. Kursant rezerwuje konkretne miejsce na konkretną godzinę. To, że może się z tego wycofać kilka godzin wcześniej bez żadnych konsekwencji, wynika z dobrej woli szkoły i z branżowego zwyczaju. Nie z prawa.

Skoro nie musisz, to po co w ogóle wpisywać <MarginNote term="okno anulacji" title="Co to jest okno anulacji?" note="Okno anulacji to zapisany w regulaminie czas, w którym kursant może bezkosztowo odwołać rezerwację, na przykład do północy dnia poprzedzającego zajęcia. Odwołanie w oknie oznacza zero potrącenia i zwolnione miejsce dla kogoś innego, spóźnione uruchamia potrącenie z kaucji lub utratę sesji z karnetu. Dla szkoły to nie ustępstwo, tylko moment, do którego zdąży jeszcze zareagować na zmianę frekwencji." /> do regulaminu?

Bo bez niego osiągniesz skutek odwrotny do zamierzonego.

Wyobraź sobie rezerwację, której nie da się cofnąć. Kursant, który nie ma pewności, czy w czwartek wyrwie się z pracy, po prostu jej nie zrobi. Woli zaryzykować, że przyjedzie na zajęcia i odbije się od drzwi bo zabraknie miejsc, niż wziąć na siebie ryzyko rezerwacji, z której nie da się wycofać. <MarginNote term="Ludzie łatwiej znoszą ryzyko, że zabraknie miejsca, niż zobowiązanie, z którego nie ma wyjścia" title="Dlaczego?" note="Dosyć łatwo to wyjaśnić. W przypadku ryzykowania że nie wejdę na zajęcia jest dwa razy 'może' - 'może pójdę na zajęcia i może będą miejsca'. Przy ryzyku potrącenia jest jedno 'może' - 'może nie przyjdę i wtedy na pewno zapłacę za nieobecność'. A jeśli towarzyszy temu obserwacja, że na zajęciach prawie nigdy nie brakuje miejsc, jest to gotowy przepis na martwy obowiązek rezerwacji, którego nikt nie spełnia"/>.

Wracasz więc do punktu wyjścia. Nikt się nie zapowiada, a Ty znowu zgadujesz, kto przyjdzie, tylko tym razem masz do tego surowy regulamin, z którego nic nie wynika.

Okno anulacji nie jest ustępstwem wobec kursanta. Jest warunkiem, żeby ktokolwiek cokolwiek rezerwował, a bez rezerwacji nie masz danych. Bez danych nie zdecydujesz, czy uruchomić grupę, nie dobierzesz sali i nie policzysz proporcji na zajęciach parowych. Cały system kaucyjny nie służy karaniu za nieobecność. Służy temu, żeby ktoś się w ogóle zapowiedział. Ale będzie on działał tylko jeśli Tobie samemu wystarczy konsekwencji w jego stosowaniu.

</ArticleSection>

<ArticleSection label="8. Zakończenie">

Pierwsze tygodnie po wdrożeniu bywają nieprzyjemne i lepiej wiedzieć o tym wcześniej. Ktoś napisze, że to skandal. Ktoś powie, że w szkole obok tego nie ma. Ktoś zażąda rozmowy z właścicielem.

Przy recepcji wystarczą trzy zdania. Za wejście na zajęcia nie płacisz i nie będziesz płacić. To, co wpłacasz, jest przez cały czas Twoje i wróci do Ciebie w całości, jeśli wywiążesz się z obustronnie zaakceptowanych obowiązków. Płacisz tylko wtedy, gdy zarezerwujesz miejsce i nie odwołasz go w terminie.

Nie chcemy obciążać Twojej kaucji. Chcemy wiedzieć, czy przyjdziesz i móc odpowiednio wcześnie zareagować na Twoją nieobecność.

<Callout title="Zanim wprowadzisz kaucję, uporządkuj cztery rzeczy">

• Ustal, kogo obejmuje. Kaucja jest dla tych, których nieobecność nic nie kosztuje, czyli dla kart i karnetów OPEN. Elastyczny odpada, bo płaci wejściem z własnej puli. Regularny odpada, bo zadeklarował się przy zakupie.
• Rozdziel depozyt od opłaty. Kaucja jest zwrotna i cały czas należy do kursanta. Opłata za nieodwołaną rezerwację stoi w cenniku obok innych usług i nie jest karą.
• Policz kwoty z własnego cennika. Bezpiecznie możesz skalkulowac kaucję na cztery potrącenia, a jeśli masz dopłatę do odbicia, odejmij ją od obu wartości.
• Zapisz okno anulacji i respektuj je. Odwołanie w terminie to zero potrącenia. W okresie nauki możesz przymykać oko na małe spóźnienia, ale musisz nauczyć klientów szacunku do zasad. </Callout>

</ArticleSection>